Geburtstagslisten sind in Unternehmen beliebt, dürfen aber ohne Zustimmung der Betroffenen nicht öffentlich gemacht werden.
In vielen Unternehmen hängen die Geburtstagslisten der Mitarbeiter am schwarzen Brett aus oder sind im Intranet verfügbar. Praktisch, da man so immer weiß, von wem der Kuchen in der Küche kommt und man rechtzeitig gratulieren kann.
Allzu gedankenlos sollten Geburtstagslisten aber nicht veröffentlicht werden, da auch die Veröffentlichung eines Geburtsdatums besonderem Schutz unterliegt. Das Geburtsdatum gehört zu den „personenbezogenen Daten“, die im Rahmen der Personalführung erhoben und verarbeitet werden dürfen. Sie dürfen aber nicht an andere Mitarbeiter (auch nichts an Empfang und Sekretariat) weitergegeben und auch nicht veröffentlicht werden.
Der Schutz der personenbezogenen Daten der eigenen Mitarbeiter und die Zulässigkeit ihrer Erhebung, Verarbeitung und Nutzung ist im § 32 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) reglementiert.
Auszug aus dem § 32 Abs. 1 Satz 1 BDSG:
„Personenbezogene Daten eines Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung erforderlich ist.“
Nach Auffassung der Aufsichtsbehörden und der aktuellen Rechtsprechung ist die Erstellung und Veröffentlichung von Geburtstagslisten nicht zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich. Somit ist es den Mitarbeitern überlassen, freiwillig zu entscheiden, ob sie ihre Daten in Form einer Geburtstagsliste im Intranet oder am schwarzen Brett veröffentlicht sehen wollen.
Schutz der personenbezogenen Daten ist ein Grundrecht
Die Veröffentlichung von personenbezogenen Daten ohne vorherige Zustimmung (Einwilligung) der Betroffenen stellt eine Verletzung des Grundrechts auf informationelle Selbstbestimmung dar. Das Grundrecht wurde vom Bundesverfassungsgericht in dem sogenannten Volkszählungsurteil von 1983 heraus entwickelt und ist heute ein anerkanntes Grundrecht.
Geburtstagslisten nur mit Einwilligung der Betroffenen
Die Erstellung und Veröffentlichung von Geburtstagslisten kann durch eine schriftliche Einwilligung geregelt werden. Diese ist nur wirksam, wenn sie auf der freien Entscheidung des Betroffenen beruht. Bei Kindern erfolgt dies durch die Erziehungsberechtigten. Die Entscheidung muss ohne Zwang stattfinden und es darf keine negative Auswirkungen haben, soweit sich der Betroffene der Einwilligung verweigert. Auch muss die Einwilligung den Hinweis auf ein Widerrufsrecht enthalten. Nach einem Widerruf dürfen ihre Daten nicht mehr in der Liste erscheinen. Bei neu einzustellenden Mitarbeitern empfiehlt es sich, gleich bei Abschluss des Arbeitsvertrages eine Einwilligung einzuholen.
Sowohl die Einwilligung, als auch ein eventueller Widerspruch sollten in der Personalakte aufbewahrt werden.
Stand: 2017
