Bei Unkenntnis oder fehlender Erläuterung zum Umgang mit eingegangener Post im Unternehmen kann es schnell zur Verletzung des Briefgeheimnisses kommen. Nachfolgend finden Sie daher wichtige Informationen zum datenschutzkonformen Umgang mit Unternehmenspost. Sollten Sie Fragen zur Rechtmäßigkeit beim Umgang mit Postsendungen in Ihrem Unternehmen haben, wenden Sie sich bitte an den Datenschutzbeauftragten.
Wer darf an das Unternehmen adressierte Post aufmachen?
Unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen die Eingangspost von einer zentralen Poststelle bearbeitet (mit einem Eingangsstempel versehen und an die betreffende Person oder Abteilung weitergeleitet) oder von Mitarbeitern des Sekretariats geöffnet wird, sind folgende Verhaltensregeln zu beachten:
- Postsendungen mit allgemeiner Postanschrift des Unternehmens dürfen geöffnet werden.
- Postsendungen, auf denen sowohl das Unternehmen als auch ein individueller Empfänger (Person) in der ersten oder zweiten Zeile (Stelle) genannt wird oder die einen Vermerk wie „z.Hd. Frau/Herrn…“ etc. tragen, können ebenfalls geöffnet werden.
- Persönlich adressierte Postsendungen hingegen, die als „vertraulich“ oder „persönlich“ gekennzeichnet sind, müssen ungeöffnet ausgehändigt werden und dürfen nicht zentral geöffnet werden. Wird die Sendung dennoch geöffnet, liegt ein klarer Verstoß gegen das Briefgeheimnis vor. Einem Urteil entsprechend, drohen in diesen Fällen strafrechtliche Konsequenzen im Sinne des § 202 StGB (LAG Hamm, Urteil vom 19. Februar 2003, Az. 14 Sa 1972/02).
Diese Empfehlungen sollen einen Verstoß gegen das Briefgeheimnis vermeiden und Mitarbeiter dafür sensibilisieren, vor dem Öffnen der Post auf die vorgenannten Punkte zu achten. Hierzu sollten Sie Weiteres berücksichtigen:
Öffnen und Lesen ist ein Unterschied
Die Beschäftigten in der Poststelle dürfen den Inhalt einer schriftlichen Mitteilung nur so weit zur Kenntnis nehmen, wie es zur Erbringung der Postverteilung erforderlich ist.
Mitarbeiter auf das Daten- und Postgeheimnis verpflichten
Alle Beschäftigten und Vertreter, die Post im Unternehmen bearbeiten, sollten auf das Daten- und Postgeheimnis verpflichtet werden.
Vorsicht bei sensiblen Inhalten
Schriftliche Mitteilungen an die Personalabteilung, den Betriebsrat, die Jugend- und Auszubildendenvertretung, die Schwerbehindertenvertretung oder den Betriebsarzt enthalten in der Regel sensible Daten, die für die Poststelle nicht zugänglich sein dürfen. Diese Post darf nur persönlich durch den Empfänger geöffnet werden, insofern dieser ausgewiesen ist.
Weitergabe von geöffneter Post
Wenn Post ordnungsgemäß geöffnet wurde, muss dafür Sorge getragen werden, dass diese sicher an den Empfänger übergeben wird. Sie darf keinem Dritten zugänglich gemacht werden und darf nicht so hinterlegt werden, dass Dritte die Post lesen können, bevor der rechtmäßige Empfänger die Post erhalten hat.
Stand: 2017
