Bei der Führung von Personalakten sind neben dem Vertraulichkeitsgrundsatz viele Vorschriften zu berücksichtigen, wie das Bundesdatenschutzgesetz, das Betriebsverfassungsgesetz und die dazugehörige Rechtsprechung. Dieses Infoblatt soll Ihnen die wichtigsten für die Personalaktenführung relevanten Vorschriften und Grundsätze näher bringen und dient Ihnen gleichzeitig als Checkliste für Ihr eigenes Unternehmen und die Personalaktenführung in Ihrem Unternehmen.
Vertraulichkeit
Der Arbeitgeber muss die in der Personalakte enthaltenen Daten vertraulich behandeln und sollte die Anzahl der Arbeitnehmer, die mit den Daten umgehen, stets gering halten (Dieter Bartosch, Digitale Personalakte, 2. Auflage 2010, S. 49). Dazu hat der Arbeitgeber alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zu veranlassen, damit die Vertraulichkeit im Unternehmen auch gewährleistet ist. Vertraulichkeit bedeutet die Geheimhaltung über den Inhalt der Personalakte. Geeignete Maßnahmen für die Gewährleistung der Vertraulichkeit der Personalakten können z.B. sein:
- Aktenführung erfolgt nur durch einen definierten, engen Personenkreis
- Unterweisung und Schulung der Mitarbeiter der Personalabteilung
- Klare Gliederung der Personalakte in Abschnitte
- Herausgabe der Personalakte oder Teile davon nur an berechtigte Personen
- Aufbewahrung der Papierakten in verschlossenen Schränken
- Sichere Entsorgung der Altbestände (z. B. Schredder)
Inhalt der Personalakte
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat festgestellt, dass nicht nur der Teil einer Personalakte eine solche ist, die der Arbeitgeber auch tatsächlich als Personalakte bezeichnet und führt (formelle Personalakte). Vielmehr sind auch Urkunden und Vorgänge, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse des Bediensteten betreffen und in einem inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen, Bestandteil der Personalakte (BAG, Urt. v. 7.5.1980 –4 AZR 214/78). Generell dürfen Personalakten nur Informationen enthalten, die der Arbeitgeber rechtmäßig erworben hat und für die ein sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht (BAG, Urt. v. 13.04.1988 -5 AZR 537/86). Was zu diesen Unterlagen gehört, kann der Arbeitgeber nach eigenem Ermessen bestimmen.
Typischerweise gehören zu diesen Unterlagen:
- Bewerbungsunterlagen
- Zeugnisse
- Ergebnisse in Auswahlverfahren und Assessments
- Beurteilungen
- Beförderungen
- Teilnahme an Schulungsmaßnahmen
- Abmahnungen
- Arbeitsvertrag
- Angaben zu Krankenversicherung
- Rentenversicherung
- Krankmeldungen
- Angaben zu Lohn- und Gehaltspfändungen.
Diese Aufzählung ist jedoch keinesfalls abschließend. Die Beschäftigten haben einen Anspruch darauf, dass in der Hauptpersonalakte ein entsprechender Hinweis angebracht wird, wenn in Nebenakten solche Dokumente aufbewahrt werden (LAG Bremen, Urt. v. 04.03.1977 –1 Sa 303/76).
Es gibt Informationen, die nicht in die Personalakte aufgenommen werden dürfen. So darf der Arbeitgeber z. B. keine Listen mit Krankentagen oder Krankheitsgründen führen. Unterlagen des Betriebsarztes gehören aufgrund der ärztlichen Schweigepflicht ebenso nicht in die Personalakte. Denn der Arbeitgeber ist verpflichtet, sensible Gesundheitsdaten des Arbeitnehmers in besonderer Weise durch die zufällige Kenntnisnahme durch unbefugte Personen zu schützen, daher hat die Aufbewahrung in einem verschlossenen Briefumschlag zu erfolgen. (BAG, Urteil vom 12. September 2006, Az.: 9 AZR 271/06)
Was gehört nicht in die Personalakte?
Nicht in die Personalakte gehören Vorgänge, die unrichtig sind oder keinen Bezug zum Arbeitsverhältnis aufweisen.
Einsichtsrecht
Wer hat grundsätzlich ein Einsichtsrecht in Personalakten?
- Der Arbeitnehmer hat gemäß § 83 Abs. 1 S. 1 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) das Recht, in die über ihn geführte Personalakte Einsicht zu nehmen. Ein Recht auf Herausgabe der Personalakte steht dem Arbeitnehmer hingegen nicht zu, es genügt, dass er sich auf eigene Kosten selbst Kopien von der Personalakte anfertigen kann (Dieter Bartosch, Digitale Personalakte, 2. Auflage 2010, S. 54). Darüber hinaus steht dem Arbeitnehmer das Recht zu, Erklärungen zum Inhalt der Personalakte nach § 83 Abs. 2 BetrVG einzufügen. Hierzu kann er ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen. Schwerbehinderte können neben dem Betriebsrat auch die Schwerbehindertenvertretung zur Einsichtnahme gemäß § 95 Abs. 3 Satz 1 SGB IX hinzuziehen. Auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses steht dem Arbeitnehmer das Recht zu, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen, um diese auf ihren Wahrheitsgehalt zu überprüfen (BAG, Urteil vom 16.11.2010 – 9 AZR 573/09). Dieses Recht des Arbeitnehmers resultiert aus seinem Recht auf informationelle Selbstbestimmung.
- Leitenden Angestellten steht ein Recht auf Einsichtnahme in ihre Personalakte gemäß § 26 Absatz 2 Satz 1 des Gesetzes über Sprecherausschüsse der leitenden Angestellten (SprAuG) zu.
- Der Betriebsrat hat kein Recht auf Einsichtnahme in Personalakten. Der Arbeitnehmer kann den Betriebsrat bei der Einsichtnahme seiner eigenen Personalakte jedoch gemäß § 83 Absatz 1 Satz 2 BetrVG hinzuziehen. Gemäß § 83 Absatz 1 S. 3 BetrVG hat der Betriebsrat über den Inhalt der Personalakte Stillschweigen zu bewahren, es sei denn, er wird vom Arbeitnehmer von dieser Verpflichtung entbunden.
- Der Umfang der Einsichtnahme durch Vorgesetzte ist grundsätzlich anhand der betrieblichen Personalpolitik und praktizierten Personalarbeit festzulegen. Es sollte genau festgelegt werden, zu welchem Zweck der Vorgesetzte über welche Informationen des Mitarbeiters verfügen darf (Dieter Bartosch, Digitale Personalakte, 2. Auflage 2010, S. 51).
- Dritte haben grundsätzlich kein Recht auf Einsichtnahme in die Personalakten von Arbeitnehmern. Es gibt jedoch ein paar Ausnahmen von diesem Grundsatz. So darf ein Arbeitnehmer bei der Einsichtnahme in seine Akte eine dritte Person mitbringen. Zudem kann er einen Dritten durch Vollmacht ermächtigen, alleine die Einsichtnahme in seine Akte vorzunehmen (z.B. Rechtsanwalt). Die Staatsanwaltschaft und ihre Ermittlungspersonen dürfen bei Vorliegen der Voraussetzungen der Beschlagnahme gemäß §§ 94 ff. StPO die Personalakten sicherstellen, d.h. die Personalakten mitnehmen. Die Durchsicht der Personalakten steht gemäß § 110 StPO der Staatsanwaltschaft und auf deren Anordnung ihren Ermittlungspersonen zu. Im Übrigen sind Ermittlungspersonen zur Durchsicht der Personalakte nur dann befugt, wenn der Inhaber die Durchsicht genehmigt. Andernfalls haben sie die Papiere, deren Durchsicht sie für geboten erachten, in einem Umschlag, der in Gegenwart des Inhabers mit dem Amtssiegel zu verschließen ist, an die Staatsanwaltschaft abzuliefern.
- Externe Personalberater dürfen nur mit Einverständnis der Mitarbeiter Einsicht in die Personalakten nehmen. Denn die Weitergabe der Personalakte an externe Personalberater ist eine Datenübermittlung und somit nur aufgrund der Einwilligung des Arbeitnehmers möglich.
- Bei der Auslagerung von Geschäftsprozessen an einen externen Dienstleister, der die Bearbeitung in weitgehender oder voller Eigenverantwortung und ohne Einflussnahme des datenübermittelnden Unternehmens ausführt, liegt eine Funktionsübertragung vor. Das ist bei einem externen Personalberater der Fall, da er selbstständig tätig wird. Somit ist die Einsichtnahme der Personalakte nur mit Einverständnis des jeweiligen Mitarbeiters möglich.
- Die Einsichtnahme der Personalakte durch die betriebliche Revision zur Überprüfung, ob die im Personalabrechnungssystem gespeicherten Gehälter durch schriftliche Zusagen nachweisbar sind, ist nicht zulässig. Hier ist es ausreichend, wenn die Personalabteilung den Revisionsmitarbeitern die jeweiligen Schreiben vorlegt.
Einsichtnahme durch Vorgesetzte
Die Einsichtnahme in folgende Dokumente sollte dem Vorgesetzten möglich sein:
- Beurteilungen
- Abwesenheitszeiten
- Betrieblicher Werdegang
- Gehaltszusammensetzung und Sonderzahlungen (brutto)
- Qualifikationen (Fortbildungen, Ausbildung, Kenntnisse)
- Gesundheitliche Einschränkungen, soweit für die Tätigkeit relevant
- Familienstand
- Wohnort
Die Einsichtnahme in diese Dokumente sollte dem Vorgesetzten verwehrt werden:
- Nettoeinkommen
- Familiendaten und soziales Umfeld
- Sozialdaten ( z.B. Krankenkasse)
- Zugehörigkeit zu Verbänden und Ehrenämter
- Pfändungen, soweit diese nicht unmittelbar für die Tätigkeit relevant sind
- Unterhaltspflichten
- Sonstige Angelegenheiten, z.B. Behördenanfragen (Dieter Bartosch, Digitale Personalakte, 2. Auflage 2010, S. 51)
Dem Vorgesetzten sollten die nach der obigen Differenzierung einsehbaren Dokumente durch die Personalabteilung jeweils vorgangsbezogen zugänglich gemacht werden, z.B. durch einen entsprechenden Bericht, der die erforderlichen und einsehbaren Dokumente für den Vorgesetzten enthält. Eine Vorlage der gesamten Personalakte ist unzulässig und auf jeden Fall zu vermeiden.
Wie lange dürfen Personalakten aufbewahrt werden?
Aus datenschutzrechtlicher Sicht sollten Daten gemäß § 35 Absatz 2 Nr. 3 BDSG immer dann gelöscht bzw. vernichtet werden, wenn der Zweck der Speicherung erreicht worden ist. Gibt es eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist, so ist die Speicherung der jeweiligen Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gerechtfertigt.
Welche Aufbewahrungsfristen sind bei der Archivierung von Personalakten zu berücksichtigen?
- Gemäß § 147 Abgabenordnung sind für die Besteuerung relevante Dokumente 6 Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege im Zusammenhang mit der Gehaltszahlung sind 10 Jahre aufzubewahren, sofern diese in der Personalakte aufbewahrt werden.
- Für den Arbeitsvertrag gibt es keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Allerdings ist eine Aufbewahrung so lange zu empfehlen, wie ein Beschäftigter Ansprüche gegenüber Ihrem Unternehmen geltend machen kann. Gemäß § 195 BGB unterliegen solche Ansprüche einer Verjährungsfrist von 3 Jahren. Die Frist beginnt erst am Ende des Jahres zu laufen, in dem der Anspruch entstanden ist.
- Unterlagen aus der gesetzlichen Unfallversicherung, die für die Beitragsrechnungen wichtig sind, sind gemäß § 165 Absatz 4 SGB VII 5 Jahre aufzubewahren.
- Akten nach dem Arbeitszeitgesetz sind 2 Jahre aufzubewahren.
- Akten nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz sind 2 Jahre aufzubewahren.
- Akten nach dem Mutterschutzgesetz sind 2 Jahre nach der letzten Eintragung aufzubewahren.
Stand: 2017
