Das Prinzip: Es dürfen keine personenbezogenen Daten, vertrauliche Unternehmensinformationen oder anderweitig vertrauliche Daten und Informationen offenbart werden. Hintergrund ist, dass eine sichere Authentifizierung der Person, die Auskunft am Telefon verlangt, nur schwer bestätigt werden kann.
Auskunft am Telefon
Eine telefonische Auskunft ist grundsätzlich immer zu verweigern. Die gewünschte Information sollte rechtmäßig und datenschutzkonform an die E-Mail-Adresse gesendet werden, die schon in der Datenbank hinterlegt ist und nicht an eine E-Mail-Adresse, die durch den Anrufer im Gespräch angegeben wird. Alternativ sollte der Postweg zur Übermittlung genutzt werden.
Daten, die über Ihr Unternehmen öffentlich zugänglich sind, können Sie am Telefon weitergeben.
Die Rechtsgrundlage
Alle Mitarbeiter sind durch § 5 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) auf das Datengeheimnis und gemäß § 17 Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) auf die Geheimhaltung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen verpflichtet. Das heißt, alle personenbezogenen Daten, die Sie als Mitarbeiter zur Kenntnis bekommen haben oder auf die Sie zugreifen können, dürfen nicht unberechtigt weitergegeben werden. Dies gilt auch für Daten, die unter die betriebliche Geheimhaltung fallen und Auskunft über Vorgehen, Arbeitsweisen oder Planungen des Unternehmens geben. Ein Verstoß kann arbeitsrechtliche Konsequenzen haben.
Personenbezogene Daten sind gemäß § 3 Abs. 1 BDSG Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (z. B. Name, Anschrift und Kundennummer). Aufgrund von § 43 BDSG kann eine unbefugte Weitergabe von personenbezogenen Daten für den Arbeitgeber als verantwortliche Stelle ein Bußgeld in Höhe von bis zu 300.000 Euro nach sich ziehen.
Daten, die über Ihr Unternehmen öffentlich zugänglich sind, können Sie am Telefon weitergeben. Öffentlich zugänglich sind z. B. Informationen in öffentlich zugänglichen Medien, im Handelsregister, in den Gelben Seiten und auf der Unternehmens-Web-Seite.
Telefonische Auskunft an die Polizei
Sofern sich die Polizei per Telefon meldet und eine Auskunft über eine Person bekommen möchte, gilt auch hier, die Weitergabe von Informationen am Telefon zu verweigern, da auf dem telefonischen Wege nicht bewiesen werden kann, dass es sich tatsächlich um die Polizei handelt. Auch die Nennung einer Dienst-, Personal- oder Vorgangsnummer durch den Anrufer ändert daran nichts. Es bedarf zunächst einer Rechtsgrundlage zur Datenauskunft und einer vorherigen Versendung von Dokumenten, die beweisen, dass es sich tatsächlich um die Polizei handelt.
Fazit
Die Weigerung am Telefon eine Auskunft zu geben erfordert manchmal Mut, ist aber dennoch richtig und erforderlich. Im Zweifel sollten Sie sich umgehend an Ihren Datenschutzbeauftragten wenden.
Stand: 2017
